Check list metodológico da organização do Brechó EcoSolidário - Outubro/2015

(Produtos/ações a serem entregues pelas comissões à coordenação: um mês antes do evento de modo incomleto, 10 dias antes do evento, de modo completo)

Comissão de Infraestrutura

• Lista de produtos a serem comprados/alugados para realização do evento. Para as tendas, orçamento com três cotações endereçadas à Rede, com nome da empresa, CNPJ e numero de conta. O menor orçamento será o escolhido;
• Layout de instalação das tendas construído participativamente na Coordenação;
• Lista de serviços a serem prestados no dia, com valores, de acordo com orçamento disponível no ano;
• Organização do transporte de insumos para o evento;
• Articulação com os responsáveis pela decoração para trabalho conjunto;
• Formação específica dos voluntários para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Comissão de Trocas

• Lista dos Postos de Trocas, com endereço e horário de funcionamento;
• Definição do (s) local (is) de armazenamento;
• Organização do transporte de bens a serem trocados dos postos para o local de triagem/ armazenamento e de lá o para o evento;
• Definição de local e data das triagens a serem feitas por todos os/as voluntários/as;
• Articulação fina com o Ecobanco para que não faltem grãos nos postos e que a prestação de contas desses seja condizente com os produtos recebidos;
• Articulação do trabalho dos voluntários como postos itinerantes para coleta de bens usados;
• Layout dos locais de trocas no local do Brechó por tipo de produto, atentando para a segurança para evitar roubos, a proposta de organização das filas e do tempo de permanência do público no interior da tenda;
• Lista das atividades a serem feitas com as pessoas na fila, em parceria com a tenda Holística para evitar stress;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;
• Tabela com responsáveis para cada dia e hora por cada barraca, atentando para permitir que os voluntários não se sobrecarreguem e possam participar das atividades do evento;

Comissão Receptivo

• Programação das Rodas de Diálogo com informação sobre quem participa e quem anima e orientação para animadores sobre o espírito dos Diálogos;
• Atividades para receber o público no evento, informando e tirando dúvidas sobre a dinâmica do Brechó (Ver Guia do Brechó no site da Rede);
• Programação das demais atividades do Receptivo (jantar/almoço ou pic-nik de confraternização, passeio com convidados, kit de boas vindas para convidados, etc, com respectivos responsáveis e local);
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Ecobanco

• Providencias de coleta de grãos de anos anteriores e carimbagem para a validade desses no ano;
• Articulação fina com a Comissão de Trocas para que não faltem grãos nos postos e que a prestação de contas desses seja condizente com os produtos recebidos;
• Junto com a Comissão de Trocas, acompanhar os postos com orientação de como proceder e atualizar a tabela sobre os tipos de bens recebidos;
• Organização do trabalho dos voluntários durante a formação para que eles/as funcionem como postos itinerantes para coleta de bens usados; controle de entrega de grãos e recebimento dos produtos na formação;
• No dia do evento, organização dos voluntários para a troca de bens na Tenda do Ecobanco, discriminando aqueles que são para troca e os que são para doação. Atentar para a tranquilidade e coesão da equipe pois esse é um trabalho estressante;
• Abastecimento das tendas de troca no dia do evento com os produtos trocados no dia;
  Coleta dos grãos nas barracas no dia do evento para entregar ao público fazendo fluir a circulação da moeda;
• Documentar a circulação da moeda: grãos emitidos, bens trocados até o dia do evento, bens trocados no evento, bens totais em circulação no ano, etc.
  Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Tenda Social e Saúde e Qualidade de Vida 2015

• Programação das atividades nas duas tendas;
• Definição de estudantes/professores responsáveis por cada atividade;
• Layout das tendas com definição de local para cada atividade e local para lanche e descanso;
• Lista de equipamentos/materiais necessários para cada atividade;
• Articulação com Tenda Holística para atividades afins;

Comissão Cultural 

• Tabela de Programação das atividades culturais por hora com informação sobre os/as artistas/apresentações,
• Priorizar na programação grupos e artistas que fazem parte da história do Brechó, mas permitir renovação das apresentações, focando na cultura popular;
• Evitar qualquer atividade excessivamente barulhenta para não perturbar outras atividades do evento;
• Programação do tempo de cada pessoa que animará os trabalhos, priorizando pessoas da Coordenação que tenham experiência de falar em público. Atentar para a necessidade de valorizar o trabalho das Comissões;
• Organizar as atividades integradoras, como a abertura e a Pausa Geral de cada dia;
• Organizar transporte e lanche dos artistas;
  
• Viabilizar, se necessário, junto ao Ecobanco, o “pagamento” dos artistas em grãos (5 ou 10). Para tal, deve-se anunciar no microfone no dia do evento que quem tem muitos grãos deve doar ao Ecobanco, para que esse disponibilize o pagamento;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Tenda Infantil

• Tabela de Programação das atividades para as crianças por hora com informação sobre as pessoas responsáveis;
• Viabilizar, se necessário, junto ao Ecobanco, o “pagamento” dessas pessoas em grãos (5 ou 10).
• Evitar qualquer atividade excessivamente barulhenta para não perturbar outras atividades do evento;
• Layout da Tenda e imediações com definição de local para cada atividade e local para descanso, se possível;
• Em parceria com a Tenda Holística, se possível, pensar em atividades para produzir calma;
• Em parceria com a Comissão Receptivo, se possível, promover uma Roda de Diálogo infantil, com os temas do evento no ano;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Exposição de Arte Reciclada

• Tabela com informação sobre os/as artistas/ que irão expor, contendo breve descrição da obra;
• Layout da Exposição, com lugar de cada obra e nome do autor e breve descrição;
• Decoração da Tenda, em sintonia com a decoração geral do evento;
• Organização do transporte de cada obra, de preferência que os artistas tragam ao local e venham buscar depois;
• Tabela com responsáveis para cada dia e hora para recepção do público e cuidado com as obras;
• Articulação da segurança do local para guarda das obras;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento; 

Comissão de Comunicação

• Acompanhamento à assessoria de imprensa, se houver, para plano de divulgação do Brechó para a sociedade, tanto antes, para as trocas, financiamento colaborativo e outros, quando para ir ao evento;
• Acompanhamento da elaboração de atas das reuniões da Coordenação autogestionária e sua divulgação, de forma a manter todas/os informados sobre o processo organizativo;
• Comunicação com os voluntários em processo de formação, através de Facebook, Instagram, Twitter e e-mail;
• Acompanhamento à Tenda Cultural de forma que a Comunicação no dia do evento se dê dentro do espírito colaborativo do Brechó, reconhecendo o trabalho de todas/os (voluntárias/os e coordenadoras/es das Comissões);
• Produção do kit para voluntários e convidados com a marca do evento, em parceria com a Comissão de Formação;
• Produção, junto com a assessoria de imprensa e Comissão de Decoração, se houver, da identidade visual do evento em termos de banners, faixas e outros;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento; 

Tenda Ambiental

• Tabela de Programação das atividades de educação ambiental com informação sobre as ONGs e pessoas responsáveis;
• Layout da Tenda, com lugar de cada ONG/atividade;
• Proposta de decoração da Tenda, em sintonia com a decoração geral do evento;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Tenda Holística

• Tabela de Programação das atividades de saúde integral com informação sobre as pessoas responsáveis;
• Articulação com Tenda Saúde e Qualidade de Vida, para atividades afins;
• Layout da Tenda com lugar de cada atividade;
• Programação específica, se possível, para ser realizada junto às pessoas na fila de trocas, em parceria com a Comissão de Trocas;
• Proposta de decoração da Tenda, em sintonia com a decoração geral do evento;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Comissão da Feira de Economia Solidária

• Tabela com nome e informações sobre os EES que irão participar e dados das pessoas responsáveis;
• Articulação de EES para Tenda de Alimentação para viabilizar o serviço para voluntários e coordenadoras/es;
• Layout da Feira com definição das Tendas de cada EES/parceiro;
• Programação de formação específica para os EES;
• Gestão dos 10 grãos entregues a cada EES e obtenção do compromisso do EES de usá-los para troco para pessoas que querem participar do mercado e não tem bens para trocar. Só ao final do evento os grão podem ser usados pelos EES no mercado de trocas;
• Gestão da distribuição de ticket alimentação para responsáveis pela comercialização;
• Proposta de decoração da Tenda, em sintonia com a decoração geral do evento;
• Formação específica dos voluntários da Comissão para a realização das atividades; controle de presença na formação; distribuição do ticket de alimentação e kit com camisa e outros itens, se houver recursos para isso no ano e orientação sobre o que cada voluntário vai fazer no dia do evento;

Comissão Financeira

• Elaboração de planilhas financeiras de custos do Brechó para todas as Tendas e Infraestrutura;
• Captação de recursos por projetos, doações e financiamento colaborativo, em parceria com outras comissões, como a Comunicação e o Receptivo;
• Manter vigilância para que orçamentos e as notas fiscais sejam feitos condizentes com as normas legais e aquelas dos financiadores;
• Suporte à Comissão de articulação internacional para a cotação de passagens e compra dessas;
• Acompanhamento junto aos financiadores da disponibilização dos recursos; abertura de contas, etc;
• Prestação de contas através de planilhas financeiras detalhadas e extratos bancários e acompanhamento, junto aos financiadores, para quaisquer esclarecimentos que se façam necessários;
  

Comissão de Formação

• Articular a divulgação do evento no ano e a inscrição de voluntários pela internet;
• Discutir com a Coordenação proposta de programação da formação, respeitando no que for possível as formações de anos anteriores;
• Articular a participação dos formadores, priorizando pessoas afins com o “espírito do Brechó” (como a liderança de serviço, a política da amizade e o foco no aprendizado que integra teoria e prática), particularmente aqueles que vêm construindo o Brechó ao longo dos anos;
• Organizar o controle de presenças em cada encontro de formação para emissão posterior de certificado;
• Organizar o dia de encontro com a Mãe Terra na Terramirim e o dia de Ensaio Geral, no local em que se realizará o Brechó no ano;
• Providenciar a camisa/kit do voluntário se houver possibilidade financeira do evento ou por auto financiamento, em parceria com a Comissão de Comunicação;
• Mobilizar os/as voluntárias/os para contribuição financeira na plataforma de financiamento colaborativo;
• Disponibilizar lista de voluntários que terão direito a apoio à alimentação no dia do evento;

Comissão de Articulação Internacional com a Rede Diálogos em humanidade

• Em eventos da rede Diálogos em humanidade e através do seu Comitê Internacional, convidar pessoas que organizam eventos como o Brechó nos países em que a rede está implantada para vir conhecer o Brechó, financiando sua própria viagem;
• Captar recursos em projetos de deslocamento de personalidades para viabilizar a vinda de pessoas que não possam arcar com essa despesa;
• Conseguindo o recurso, comprar passagens, orçando em três locais e articular com os convidados as datas de ida e volta;
• Apoio com cartas convite, cartas e documentos de garantia financeira e de alojamento para que os convidados consigam vistos, se necessário;
• Mobilizar pessoas para receber os convidados em casa (hospedagem solidária)
• Mobilizar serviços de tradutores/as voluntários para visitantes estrangeiros no número de línguas que for necessário a depender das confirmações dos visitantes;
• Organização, em parceria com a Comissão Receptivo, de eventos de boas vindas e de despedida;
• Elaborar tabela de acompanhamento sobre os convidados no modelo de anos anteriores (dados sobre os convidados, quem vai fazer a tradução e o traslado para cada um, endereço da hospedagem solidária, etc);
• Organização de reunião com os representantes presentes a rede Diálogos em humanidade, contribuindo para o aprofundamento do trabalho em rede;

Veja aqui as atas das reuniões da coordenação

O Brechó Ecosolidário é organizado através de onze comissões. Cada Comissão programa suas atividades com a ajuda dos voluntários e da coordenação geral. Conheça o trabalho de cada comissão:

Comissão de Trocas

• Instalação dos postos de troca nas instituições e de postos de trocas itinerantes, com explicações sobre seu funcionamento (entrega de kit de comunicação e manual).
• Atividade voluntária de controle de troca de bens e recepção de doações.
• Encaminhamento dos bens para armazenagem centralizada.
• Organização das barracas de trocas de bens pela moeda social “grão”:
• Classificação dos bens do armazenamento centralizado para cada tipo de barraca: vestuário; sapatos; bolsas; livros, CDs e DVDs; utilidades domésticas; objetos de decoração; entre outros.
• Constituição de uma Reserva de produtos de boa qualidade. Estes produtos devem ter tido origem em doação.
• Verificar qualidade dos produtos de doação e trocas, e se necessário, fazer troca de produtos trocados com má conservação por produtos da Reserva.
• Fazer contagem de produtos por item e encaminhar às barracas.
• Organização dos produtos nas barracas e orientação para um bom atendimento ao publico.
• Criar uma performance para barracas de doações e de trocas para que as pessoas entendam melhor o processo.
• Organização de materiais trocados no dia do evento nas caixas para reposição, atentando para a qualidade e separando os melhores para troca e outros para doação.

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Comissão de Empreendimentos de Economia Solidária

• Inscrição de EES interessados, priorizando os que já participaram com bom desempenho em versões anteriores do evento.
• Curso de 70h/aula com formação presencial, à distância e atividades práticas. Temas: Vitrinismo e embalagens; Formação de preços; Atendimento ao cliente; 1) Metodologia do Brechó Eco Solidário; 2) Compreendendo a crise ambiental desafio; 3) A rede Diálogos em Humanidade e suas ações em quatro continentes; 4) Consumo consciente e ecologia integrativa; 5) A Economia Solidária, as moedas sociais e o Ecobanco;
• Avaliação e certificação.
• Escolha, após formação, dos empreendimentos que irão participar do evento;
• Organização das barracas com nome do empreendimento e orientação da venda em reais com troco em grãos.
• Distribuição do transporte e ticket alimentação para 2 pessoas de cada empreendimento.
• Organização de transporte de produtos para a feira e guarda de produtos do sábado para o domingo.
• Apoio técnico no dia da Feira e controle de presença com lista assinada pelos empreendimentos.
• Aplicar questionário de avaliação do Brechó, fazer tabulação dos dados e emitir relatório final.
• Organizar e realizar o desfile com produtos dos empreendimentos, protagonizado por integrantes dos mesmos.
• Explicar aos membros dos EES como se dá o encontro das duas moedas o Grão e o real, equivalente, no momento de passar troco em grãos por solicitação dos clientes.
• Disponibilização de grãos para os EES, de acordo com a definição da Coordenação Autogestionária do evento.

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Comissão dos Diálogos

• Discussão das temáticas do ano na coordenação autogestionária do evento;
• Articulação com pessoas e instituições que se responsabilizem pela organização de cada Ágora temática.
• Convite às pessoas que animarão o debate e dos mediadores do debate e distribuição dos convidados nacionais e internacionais nas diferentes Ágoras.
• Checagem de infra-estrutura de cadeiras e microfone.
• Realização das ágoras dentro da metodologia de fala descentralizada e construção de desacordos e dos acordos.

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Comissão do Ecobanco

• Emissão centralizada das moedas “grão” (confecção e impressão da moeda necessária para repor as utilizadas no ano anterior e ampliar massa monetária).
• Disponibilização dos grãos nos postos de troca com controle de recebimento pelo/a responsável pelo posto.
• Controle das moedas antes e no dia do evento, incluindo devoluções pelos postos de trocas e pelas barracas que não passaram troco em grãos; doações feitas pelo publico.
• Explicação dos instrumentos de controles internos aos participantes (coordenação, voluntários e empreendimentos).
• Contagem final dos grãos que circularam no Brechó e divulgação dos dados na avaliação final do evento.

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Comissão Cultural

• Fazer contatos com artistas individuais, bandas e mobilizar comunidades para apresentações culturais populares.
• Confirmação de presença para fechar programação e viabilizar transporte e alimentação.
• Checagem de infra-estrutura de palco, som e apoio técnico.
• Recepcionar os grupos e organizar as apresentações, fazendo cumprir os horários de cada grupo.
• Enviar carta de agradecimento.

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Comissão Holística

• Fazer contatos com terapeutas e professores e ver horários disponíveis.
• Confirmação de presença para fechar programação.
• Checagem de infra-estrutura de macas, tapetes, etc.
• Viabilizar alimentação e transporte de equipamentos, se necessário.
• Recepcionar o público, organizar as demandas e, para os serviços que assim o exigem, cobrar a terapia em grãos.
• Organizar a “Pausa Geral”, que consiste em 10 minutos de relaxamento de todo o publico.

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Comissão Ambiental

• Fazer contatos com pessoas e instituições da área e ver propostas de atelier para solução de problemas ambientais.
• Confirmação de presença para fechar programação.
• Checagem de infra-estrutura de cadeiras, vídeos, etc.
• Viabilizar alimentação dos voluntários.
• Organizar as atividades já tradicionais: contabilização da pegada ambiental individual do público; exibição dos vídeos de cunho ambiental; viabilização do jogo “ABC para o consumo consciente”.

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Comissão de Comunicação

• Formação da Comissão de Comunicação com membros das assessorias de imprensa das instituições parceiras.
• Criação de materiais de divulgação, particularmente folder eletrônico, com as marcas dos parceiros do ano.
• Articulação de blogs, redes sociais e outras comunicações via internet, particularmente mailing de anos anteriores.
• Elaboração de sinalização no evento (banners, programação, identificação de tendas e barracas, etc).
• Mobilização dos meios de comunicação para divulgação e cobertura do evento, inclusive visita dos convidados nacionais e estrangeiros aos jornais.
• Organização de Caderno com peças de divulgação e materiais da imprensa e mídia em geral sobre o evento.

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Comissão de Infraestrutura

• Articulação com o no Parque da Cidade para disponibilização do espaço, mediante doação de bem, conforme regras da instituição.
• Planejamento, projeto arquitetônico e realização física do evento conforme previsão.
• Contratar serviços para realização do evento: fazer cotações; explicar caráter voluntário e cooperativo do evento; contratar serviços e prestadores, inclusive segurança.
• Capina e limpeza da área do evento no Parque da Cidade.
• Montagem e desmontagem das barracas e tendas.
• Viabilizar alimentação, transporte e infra-estrutura geral (tendas, equipamentos de som e imagem, sinalização, etc.
• Viabilizar “Árvores da água” com bebedouros para o público.
• Limpeza do local pós evento com coleta seletiva.

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Comissão Receptivo

• Contatos nacionais internacionais para identificar pessoas chaves da rede DH para estarem presentes e sua disponibilidade.
• Viabilização da viagem, translados, hospedagem e alimentação.
• Mobilizar serviços de tradutores/as voluntários para visitantes estrangeiros no número de línguas que for necessário a depender das confirmações dos visitantes.
• Organização de eventos de boas vindas e de despedida.
• Organização de reunião para discussão sobre a Rede Diálogos em Humanidade com seus representantes presentes.